Politique de confidentialité

Nous recevons ces renseignements directement de vous, de votre organisation ou d’un utilisateur qui vous invite, automatiquement lorsque vous utilisez le service, et des intégrations que votre organisation choisit d’autoriser.

RoomStack utilise actuellement un seul témoin applicatif strictement nécessaire, « roomstack-auth ». Il contient un jeton d’authentification, n’est pas accessible au JavaScript de la page (HttpOnly), est transmis de façon sécurisée en production (Secure) et limite les envois entre sites (SameSite=Lax). Sans « Rester connecté », il s’agit d’un témoin de session dont le jeton expire au plus tard après 12 heures. Avec cette option, il persiste jusqu’à 7 jours. Il sert uniquement à maintenir et sécuriser la connexion; il n’exige donc pas un consentement distinct.

RoomStack n’utilise actuellement aucun témoin publicitaire ou analytique. Si un témoin ou une technologie non essentielle était ajouté, il serait bloqué jusqu’à votre choix et la présente politique serait mise à jour.

Le stockage local du navigateur conserve des préférences fonctionnelles comme la langue, le thème, le fuseau horaire, les unités et certains réglages d’affichage. Pendant la session du navigateur, le stockage de session conserve le contexte d’un mandat de soutien activé : son identifiant, un jeton d’activation temporaire, l’organisation visée, la portée et le niveau d’accès approuvés, son expiration et les projets autorisés. Ce contexte sert uniquement à authentifier et limiter l’accès de soutien délégué; il est supprimé lorsque le mandat est quitté ou révoqué, ou lorsque les données de session du navigateur sont effacées. Ces valeurs ne servent pas à la publicité.

Nous communiquons les renseignements seulement aux personnes autorisées de votre organisation, aux collaborateurs de projets selon leurs permissions, et aux fournisseurs qui nous aident à exploiter l’hébergement, le stockage, les courriels transactionnels, le soutien, la sécurité et les intégrations demandées. Ces fournisseurs reçoivent uniquement ce qui est nécessaire à leur mandat et sont assujettis à des obligations de protection.

Les pages publiques peuvent charger des polices auprès de services externes. Ces services reçoivent alors les données techniques nécessaires à la requête, notamment l’adresse IP et les renseignements usuels du navigateur.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige, pour protéger des droits ou la sécurité, ou dans le cadre d’une opération commerciale encadrée. Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels.

Les données principales de l’application sont hébergées au Canada. Certains fournisseurs ou membres autorisés d’une organisation peuvent toutefois traiter des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant de confier des renseignements à un fournisseur, RoomStack évalue les facteurs pertinents et met en place les mesures contractuelles ou techniques appropriées.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service, respecter l’entente avec l’organisation, maintenir la sécurité et les journaux d’audit, régler un différend ou satisfaire une obligation légale. Les durées varient selon la nature du renseignement. À la fin de la période applicable, les renseignements sont supprimés, anonymisés ou détruits de façon sécuritaire.

RoomStack applique des mesures administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment des contrôles d’accès, l’isolement des organisations et projets, le chiffrement des communications, la journalisation et des procédures de sauvegarde et d’incident. Aucun système n’élimine entièrement les risques; signalez rapidement toute activité suspecte.

Sous réserve de la loi, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification ou, dans certains cas, leur suppression, le retrait d’un consentement ou des renseignements sur leur traitement. Nous pouvons vérifier votre identité et devons parfois transmettre une demande à l’organisation qui contrôle les données du projet. Vous pouvez modifier plusieurs renseignements de compte dans RoomStack et gérer les données du navigateur dans ses réglages.

RoomStack est un service professionnel destiné aux organisations et n’est pas conçu pour recueillir sciemment des renseignements auprès de personnes de moins de 14 ans sans l’autorisation requise.

Nous pouvons mettre cette politique à jour. Une modification importante sera communiquée de manière appropriée et la date ci-dessus sera modifiée.

Pour exercer un droit, poser une question ou déposer une plainte, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels de RoomStack à info@roomstack.ca. Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque cette loi s’applique.